《搞定》一个方法，帮你重新开启效率机器。

今天我要向大家推荐的书是《搞定》。

这是一本席卷世界的传奇畅销书，由美国时间管理专家戴维·艾伦所作。

不知道您有没有这样的感觉，我们生活在一个拖延症肆虐的时代。越是事物缠身、时间紧迫的时候，反而越没有行动力。比如临近考试或者某个工作任务，越接近截止时间时，您反而越无法开始着手，只是坐在电脑前，焦虑不安地刷着各种社交和视频网站。

这其实并非您独有的难题。早在2007年，就有一项研究表明，美国学生中有80%到95%的人有拖延症。2019年的一项研究也表明，十个法国人中有九个是拖延症患者。拖延症甚至是博士班学生放弃课题的最重要的原因。

我们急需一套方法解决拖延焦虑，让我们的学习和工作重新运转起来。本书中介绍的“搞定”管理术，或者叫做GTD管理术，就是旨在帮助当代人重新开启效率机器的方法体系。它可能是世界上最负盛名的时间管理系统。

接下来，我将分三个部分，带大家一步步掌握本书中的GTD管理术。

第一部分，我将介绍GTD体系的核心思想以及背后的原理。

第二部分，带领大家了解具体的操作方法及所谓的五步法。

第三部分，我将结合自己的心得体会，告诉大家实操中的必要原则。

首先，我们先来聊GTD体系背后的原理。GTD体系依据的原理可以归结为一句话：为了提高效率，我们必须把头脑中盘踞的各种念头迁移出来，从而集中脑力完成手头的事情。

但是这并不十分符合我们的直觉。很多人认为，难道不是同时做几件事，才能效率更高吗？很多成功人士都是六臂哪吒，难道他们不是好的榜样吗？

事实上，多任务处理是低效工作的罪魁祸首。人的大脑并不是为了多任务处理而被设计出来的。成功人士的多任务处理神迹，可能更多的是一种传播学现象，即无良媒体为了贩卖焦虑，搞出来的集体谎言。多任务工作从根本上违背了大脑运转规律。

1994年发表的一项研究表明，多任务处理的人会因为注意力不足，而造成更高的错误率、更低的效率，继而出现工作瓶颈。这种瓶颈被称为心理不应期。

2010年，英国的BBC发表过科普文章指出，最严重的瓶颈现象出现在行动计划以及从记忆中获取信息之类的认知功能上。

美国的神经科学专家瑟诺夫斯基指出，多任务处理的人，其实不是真的同时处理很多事情，只是他们的大脑快速在几件事上来回切换。

如果一个人同时做一件十分熟练、不需要用脑的事情，和另一件稍微复杂的事情，例如一边骑单车一边谈话，那么大脑尚且应付得过来。但是，如果同时进行两件对脑力要求比较高的事情，例如一边背诵圆周率，一边下象棋，脑力资源就会很快进入紧张状态，导致两件事情都做不好。

那是什么造成了大脑的这种特殊机制呢？研究发现，我们的工作记忆和注意力是一种有限的资源。有一种叫做认知负荷理论的学说认为，我们只能记住一定数目的事情，有的研究认为是3~7件，有的研究认为是5~9件。如果超过这个数目，大脑就会试图把这些事件进行分类，如果分类失败了，大脑就干脆开始遗忘。

2000~2004年前后的一些研究表明，大脑能够比较舒服地处理四件事情。这是因为我们的大脑前额叶部分，大概有四个工作记忆的空位。如果超过四件事情盘踞在脑子里，那么它的效率就会大打折扣。这解释了为什么大多数的工作报告都只包含3~4个重点，许多书都分成3~4个部分。因为一旦超过这个数目，中层干部就很难对员工复述出会议内容，读者也难以在阅读后文时，记住前文的主旨了。

我们可以把大脑理解成拥有四个注意力空位的四维机器。在这些空位中，工作的是一些叫做组块或者图示的四项单位。当四个空位都控制时，他们都能用来思考和存储思索过程中的念头线索。但如果有一个不相干的念头占住了其中一个空位，那么我们就只剩下三个空位来思考了。如果四个空位都被占满了，那么我们就几乎不能集中精力，而是张皇失措、焦虑不安。

我们可以想象一个一边打电话，一边用电脑做笔记的人。他左手拿着电话，就只能用右手来敲键盘。如果他右手还端着一杯咖啡，那么他就根本没办法敲键盘了。

文章开头说的那种死线前焦虑症，就是我们的注意力空位被亟待处理的事务占满的状态。整理笔记、复习例题、联系助教和背诵重点、等待办事，在脑子里充斥了四个空位，使得我们已经没有空位用来处理这些真正的问题了。

就像左右手分别拿着啤酒和面包的篮球运动员一样，当篮球朝他的脸飞过来的时候，他已经没有空手能够接球了。这时候他多么精通球技都无济于事。

想要摆脱注意力漩涡，只有排除干扰、理清思路、明确目标，马上着手。而做到一切的关键要素只有一个，那就是清空大脑。这个方法就是通过收集、整理、组织头脑中的念头，把这些盘踞头脑的想法迁移到别的地方去，然后着手行动，一次只专注于手头的一件事情，一件一件完成工作。

只要任务从头脑中被迁移和记录到别的地方，我们就把脑力解放出来，做到心如止水，提高工作效率。而效率提高之后，我们又能在更少的时间完成更多、更困难的任务，让事业得到进步，同时得到更多的闲暇来享受生活、陪伴家人。

以上就是戴维·艾伦的整套体系的理论背景。艾伦把整个原理总结为：大脑中盘踞的问题的多少，与其解决的效率成反比。

接下来我们将了解实施GTD体系的五步法。爱因斯坦说：“我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。”一种简单易行的行动手册，是我们建立长期习惯的关键。

艾伦的系统之所以能够在全球范围内流行起来，其秘诀可能是足够简单。它一共分为五步：收集、清理、组织、执行和回顾。下面我们来逐一介绍。

第一步是收集，是指把脑子里所有的念头全部收集起来，放进工作栏中。这个收集工作包括物理世界的收集工作，例如把抽屉里需要整理的信件和需要更换电池的空调遥控全部放在工作栏。更重要的是心灵世界的收集，例如在纸上写“给老婆买结婚纪念日礼物”或者“打扫车库”的任务。

收集的意义在于，把占领我们注意力空位的念头实物化。我们把它放进工作栏中之后，心里就确信自己会着手去处理他们了。已经记录的列表和已经收集的事物并不会凭空消失，因此我们再也不用担心忘记重要事情了。这减轻了我们的焦虑程度。

与此同时，把念头迁移出来之后，我们的脑力会重新释放出来，用来思考而不是记忆，这会使得效率大大提高。就像计算三位数乘以三位数的算数题，用笔算要比心算轻松得多。因为心算的时候，大脑不单在思考，还要记忆刚刚得出的结果。而笔算时，大脑只是在做个位数的乘法，记忆的工作被迁移到了纸上，因此效率大大提高。

随着收集工作的进展，你会逐渐觉得轻松起来。你甚至在收集的过程中，就会开始有处理事务的思路，这就是在解放大脑中的认知空位。

一旦你觉得收集过程大致完成，你已经找到了绝大部分需要处理的事物，那么恭喜你，你可以开始下一步工作了。

第二步是清理，清理的目的是扔掉垃圾，完成2分钟以内能够做完的琐事，把剩下的事情分类存放。它的具体方法是打开任务列表和工作栏，然后从最上面一项开始清理这些任务。

清理时要强调三个原则。首先是永远从最上面那件事情开始，而不要主观地先处理最紧急或者最有趣味的事情。其次是一次只处理一件事情。最后是永远不要把拿起来的工作重新放回工作栏，不处理妥当决不罢休。

我想尤其强调的是第二个原则，就是一次一事原则。因为人的天性就是朝秦暮楚，总是觉得手头的工作无趣，而下一件工作更有吸引力。如果由着性子来，我们很可能又重新陷入不断的走神中，重新搁置任务。五步法就是试图用一个机械的、体系化的方法，让人保持专注。因此我们一定要克制自己的原始冲动，让这个优秀的体系发挥功效。

明白了这些原则，实际清理的原则其实非常简单，那就是问一个神奇的问题：对于这个任务，我需要采取什么行动？

有许多事情其实是无需行动的，例如让您头昏脑胀的工作信件，可能一大半都是广告，或者告知您某个工作的反馈意见。这种不需要行动的事项，其实占了信箱的大部分。

不需要采取行动的项往往被分为三类：参考资料、有待酝酿的项目和垃圾。

如果它是一份阅读材料，那么它就属于参考资料，您可以把它放进单独的阅读器或者待阅书架上，以待有时间的时候系统阅读这些内容。

如果这是一个您想做却不想马上做的事情，那么它就是一件有待酝酿的事情。譬如您想报一个学习班，系统提高自己的围棋水平，或者您希望去英国旅游，但目前太忙，没时间联系办理签证的事儿。那么您可以把这些项目分类到自己的长期任务列表中去，并定期去回顾这些任务，看看自己是否还有兴趣，或者是否已经到了可以着手的时机了。

还有一些东西是垃圾，如果您发现一个事项，您眼下不想着手，未来也不想做他，那么请毫不犹豫地把它扔进垃圾桶。

当然，还有相当数量的工作是需要您采取行动的。面对需要着手的事情，又有另一个魔术般的问题：这件事儿我2分钟能够完成吗？

如果可以，就马上动手去完成它。这被称为2分钟法则。也就是说，如果我们有某个任务，预计2分钟之内能够完成，譬如下楼取快递、到收发室去取贺年卡、请某个隔壁领导签署一项文件或者预约牙医，那么我们一定要第一时间完成。他们往往是一些不需要耗费精力的琐事，却很容易被我们忽视。我们习惯于告诉自己，待会儿我顺道去做这件事情，但事实上他们往往被搁置了，并且占用了我们的注意力空位。

当您在工作栏中发现了这一类任务时，应该马上行动起来。如果此事不是2分钟能够完成的事情，那么我们要想，我能不能委派他人帮我做这件事情？譬如助手、秘书、下属或者同事。

以我自己的例子来说，我的职业是做研究和写作，又常年住在国外，与国内的合作伙伴们有六个或者七个小时的时差。我工作的性质决定了我永远有做不完的事，但是这些事情又往往是弹性时间的任务，所以我很习惯充分利用彼此的时间差，来加速任务的完成。

譬如我经常在聊天工具上给国内的老师留言，大致内容都是：“我希望与您就ABC 3个问题交换意见，我们不妨约在Y时间通电话。”那么等我入睡时，地球另一头的老师正在思考我的观点。

我还很喜欢拜托我的家人帮我查找资料，我想了解某件事情，手头又没有足够时间时，就打电话询问家人。我们大致交谈10分钟，然后我拜托他帮我询问相关的从业者，或者在互联网上找有关的材料。

如果一件事情不能马上执行，也不能拜托他人，那么我们就把它归类为延迟执行的类别，把它放到日历中，或者把它归类到不同类别的待办事项列表中去。

我的习惯是对于时效性强的事，比如归还图书馆的书、开会或者去警察局取居留证，我会把它放到提醒日历中。

如果这件事情时效性不强，但是有最后期限，例如在某日要交某篇稿件，某日之前一定要阅读完某个材料，那么我会把它放到待办事项中。

而一件事情既没有时效性，也没有最后期限，我往往把它放到我的长期计划列表中去，或者直接扔进垃圾袋。

清理是五步法中让人最心情愉悦的一个部分，它稍微有点复杂。我们复习一下那三个神奇的问题是：这件事我需要行动吗？这件事儿我2分钟能做完吗？这件事儿我能拜托别人做吗？

我认为，清理部分中最有价值的智慧是2分钟原则。它不仅在清理待办事项时，能够让人迸发出巨大的行动力，在平日生活中，也会刺激我们成为一个勤劳果决的人。

当你接受了2分钟原则之后，你会惊讶地发现，原来2分钟能够做到这么多事情。这些繁琐的小事，虽然只需要花费很少的时间，但是我们一旦选择拖延他们，他们所占据的注意力空位和所造成的焦虑感，是一点也不亚于重大任务的。只有第一时间清空这些琐事，才能够真正做到轻装上阵，对重大事件全力以赴。

第三步是组织整理，经过前面两步，我们已经把所有需要处理的事情都放在了工作栏中，而且已经处理完了那些2分钟就能搞定的事情，委派好了那些能够拜托别人做的事情，剩下的事情都是延迟执行的类别了。我们要做的就是把他们妥善归类。

原书中提到了许多种组织整理的方法，例如把任务分为需要用电脑的事情、需要用电话的事情、需要出门的事情等，或者把事情分为在家里做的事情、在办公室做的事情等。艾伦认为，这样可以方便我们执行过程中根据自己所在的情境选择合适的任务。这都是十分符合直觉的逻辑，每个人都能发挥创造力，找到自己的整理方式。

譬如，我把购物列表用冰箱贴贴在门口的铁板上，靠近我的购物车，让我开门之前能够看到。我把需要阅读的书目贴在办公室电脑旁边的玻璃上，这样我每天上班时能够瞟一眼阅读清单。

除开这些零星的、场景性很强的列表，我的提醒事项主要分为三个层次，分别是长期任务列表、周任务列表和每日清单。

长期任务列表，是我接下来两三个月想做的事情。周任务列表是当周需要完成的任务，而每日清单则是今天想做的事情。

我认为自己很难系统的规划两三个月以上的事情，所以我把超过这个期限的计划，都模糊地放在了长期任务列表里面。

我和本书作者的分歧在于，任务列表中究竟是写结果导向的任务，还是过程导向的任务。作者主张所有的事情都应该要结果导向，做到可以量化、可以预测、可以考评，这和他的管理顾问身份是有关系的。但我不喜欢用结果导向来看待极短期的目标。

我的习惯是，在长期任务列表和周任务列表里面，存放结果导向的任务，例如读完某本书，或者系统了解某个知识。但我的每日清单则是一些过程导向的任务，譬如我习惯计划如下的事情：花两个番茄时间阅读某本书，花四个番茄时间写作某个章节。这样我能够轻松而专注地开始做这些事情，并且不去在乎是否能够完成。当然这不是核心分歧，具体操作要看您的喜欢。

接下来第四个环节是执行，书中的第四个环节是回顾，我不喜欢这个不符合直觉的顺序，所以我把它和执行的顺序调了个个儿。

我们已经把大脑清空了，垃圾扔掉了，2分钟的小事也已经做完了，剩下的都是超过2分钟的硬骨头任务。即使是这些硬骨头，我们也已经分好类了。接下来我们要做的就是执行这些任务。

原书提到执行环节的四标准法，也就是根据情境、时间、精力和任务的重要来判断，我们着手做哪一个任务。

譬如我现在坐在电脑前，那么我就在每日清单中找一个需要用电脑的事情做。我还要根据我现在的精神状况，和我拥有的不被打断的时间来选择任务。譬如我大概在半个小时之后开始做晚饭，那么现在就选择一项只需要一个番茄时就能完成的任务，比方说用表格软件总结上一个月的财务状况。

值得注意的是，我们应当遵循大势优先的原则。当我们的时间、精力允许时，我们应该总是从更重要、耗时更长、对精力要求更高的事情开始着手。

比如周一上午，您拥有长达四个小时的不受打扰的时间，那么尽量安排一个足够大、足够重要的任务来完成，譬如写作一个学术论文的章节，或者起草一个会议发言稿。

因为大段的不受打扰的时间是宝贵的，我们不应该用它们来做琐碎的事情，鸡零狗碎用碎片时间做，整段的时间用来完成重要任务。就像先往时间箱子里放笨重的大家伙，再用小零碎去填充空位，这样能够在有限的箱子里放进更多的东西。

第五个环节是回顾，回顾其实是非常关键的一步，它的重要性长期遭到人们的忽视。回顾的价值在于，让自己定期重新收集占着注意力空位的念头，定期清理那些已经完成或者已经失效的项目，提醒自己那些需要酝酿回顾的项目，确保整个体系的有效性。

您需要每周抽时间来回顾整个体系，潜意识才能够真的信任这个体系，在需要集中精神的时候，不去操心整个体系的有效性。如果您拒绝在回顾上花时间，那么您的大脑就始终无法真正放空，自然也无法专注于手头的工作。

我选择周六早上来回顾整个体系，清查自己是否完成了周任务列表，这一周出现了哪些突发事件，我的那些长期计划是否还有效，是否到了开始启动某个长期计划的时机，以及我是否还对他们感兴趣。

在这个时间里，我努力摆脱专注，想办法进入发散的思维模式，并且叩问自己的真情实感。某个长期计划究竟是我自己想做，还是某种妥协，或者干脆是一种应酬？我这一周过得忙碌还是懒散？我的忙碌有意义吗？这是一种努力掌控自己生活的练习。

艾伦说：“如果你不自觉地去努力，进行这种自我指导的思维过程，你将永远丧失控制自己生活的能力。”

经过了这五步，您的生活已经井然有序了。您不仅对于接下来要做的事情了然于胸，而且对于怎样去做这些事情有了思路。当您做完了中短期计划列表中的事情，可以悠闲地打开长期计划列表，从中挑选一件时机成熟的事情开始着手。您的计划列表帮助您一步一步向上攀登，也记录着您过去成长的轨迹。面对每一件事情，您都能心静如水地着手，享受过程完成，然后再开启下一件。整个过程都不需要超人的意志力，还伴随着怡人的成就感和心流体验。

五步法就介绍到这里了，它稍微有一点复杂，所以我们来简要复习一下五步法的要点。

收集是指我们要清空大脑，用专门的工具，而不是我们宝贵的脑力，来记录需要完成的事情，解放四个注意力空位。

清理就是扔掉垃圾，马上着手处理2分钟能够完成的事情，把不能马上行动的事，委托他人去做，或者放到延迟处理的类别中去。

组织整理是指把剩下的待办事项，按照一定的逻辑分门别类，我推荐的方式是按照时间逻辑，分成长期、本周、本日三个层次。

执行是指行动起来，着手推进这些整理好的任务。我们要注意，珍惜大段的时间和旺盛的精神状况，先做耗时长、对精力要求高的任务。

回顾是指每周对整个系统的例行检查，确保这个系统是最新的，保证它的有效性。

下面我们进入这篇文章的第三个部分，实操指南。

阅读自我提升类书，有一个最大的麻烦，就是读了一大堆内容之后，我们依然茫然无措。好在这本书在末尾给出了实操指南及关键的三原则。如果看完整本书之后，您什么都记不得了，那么只要记住这三个原则，履行其中任何一条，都会给您的生活带来很大的改善。

第一个关键原则是养成收集习惯，也就是说，我们想到的大事小情，一定要在第一时间收集起来，存储到可靠的工作栏或者事件清单中去。

由于大脑的固有结构，试图去记住一件未完之事，需要占据我们宝贵的注意力空位，大大地影响我们做其他事情的效率。为了避免这种窘境，我们一定要清空大脑。

我自己是收集习惯的极端奉行者。比如当我发现一个有意思的网页，但正好没有足够的时间来阅读时，与其把浏览器保持开着的状态，我更喜欢把网址复制下来，粘贴到我的待办事项中去。

我的电脑桌面上，还有一个名为“阅读回顾”的文件夹，里面存着一些需要我阅读或者复习的材料。我甚至在家门口的金属板上，长期的贴着超市购物单。

虽然这看起来显得有些无能，因为一些技艺高手能够把长达40项的购物清单完全记到自己的记忆宫殿里面，但我更倾向于让宝贵的脑力用在一些我更感兴趣的事情上去。

第二个原则是确定下一步计划，也就是一定要清楚下一步要做什么，而不是只有一个模糊的、不能行动起来的事项条目。如果不清楚下一步的行动，那么就花时间专心思考下一步计划。

举例来说，我需要和出版社编辑确定接下来一段时间的工作计划，于是我在代办事项上写“和X编辑确定计划”，但这并不是一件可执行的计划。他躺在我的长期任务列表里是问题不大的，但是一旦他进入我的本周工作列表，我就一定要把它分解成一个个可以执行的计划。

我坐下来仔细想一下，马上能够着手做的事情。在周任务列表上，我删除了这个大事件，添上了几个小事件：

一、花5分钟重新读一遍合同。

二、写一个合我心愿的创作列表。

三、给X编辑打电话、发邮件或者留言。

在这一条旁边写上编辑的电子邮件地址和他的电话号码。

这么一来，我就很清楚接下来要做什么了。即使在操作的过程中被打断，我也很容易回到工作状态中来。

第三个原则是学会正面预期结果，艾伦的意思是说，在着手做事之前，要培养自己正面预期结果的能力，相信自己能够取得好的成果。

这个原则是因为著名的皮格马利翁效应，一件事情的结局，其实会受到行为人自身期许的影响。负面期望带来失败，正面期望带来成功。

最有名的实验来源于1968年的罗森塔尔博士，他对一所中学的孩子们进行智商测试，然后随机告诉一些孩子说，他们属于高智商群体。其实这些孩子并不比其他孩子更聪明，可是博士却惊奇地发现，那些笃信自己智商比常人高的孩子，果然在来年取得了成绩上的突飞猛进。

这个实验结果有很多种解释，例如老师可能受到了罗森塔尔博士的影响，提供给所谓的聪明孩子更多的情感投入和资源。有可能孩子们因为坚信自己很聪明，所以在遇到艰深问题更容易坚持到底。这种现象又叫做自证预言，就是说一个人对自己成功失败的预期，会被自己后来的行为所证明。

一个觉得自己很有女人缘的男人，可能会比另一些认为自己不讨女人喜欢的男人更自信，在交往中更轻松，或者更愿意表达自己的性需求，结果他真的获得了更多的女性青睐。

一个自以为英语说得好的中国学生，可能在旅游时更愿意用英语与人交流，结果他的英语得到了锻炼，真的说得比同龄人更好。

以上就是艾伦讲的三个原则，我认为他们是按照重要性排列的。最重要的是养成收集的习惯，用工具，而不是用脑子去记忆待办事项。其次是时时刻刻追问自己下一步计划是什么。再次是保持良好积极的心态，坚信自己能够达成预期的效果。

这本书讲的差不多了，最后我来做一个简要的总结。

首先，大脑是用来思考，而不是记忆的，一切在脑子里盘踞的念头，都会影响到我们的工作效率。这是由于我们的注意力资源是有限的。

其次，既然高效工作的秘诀是清空大脑，为了做到这一点，我们要分五步来重新整理和规划待办事项，分别是收集、清理、组织、执行和回顾。

最后，在实操过程中，我们可能会遇到各种需要临机应变的时候，我们不需要总是拘泥于成规，只需遵循三个原则：

一、养成收集习惯。

二、总是确定可执行的下一步行动计划。

三、乐观的预期结果。

这样就不会和理想状态差得太远。

好，我对这本书的推荐就到这里了。以上我讲述的内容，基于2010年中信出版社出版的《搞定：无压力工作的艺术》一书，希望我的解读能够给您带来启发，愿您在学习和工作中取得进步，愿好书陪伴你成长。

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